MANAJEMEN PERTAMINA

PT PERTAMINA UP IV CILACAP STUDI BANDING KEARSIPAN DI ARSIP UNIVERSITAS UGM
31 Maret 2008
Newsletter Edisi Februari 2008
Manajemen PT Pertamina Unit Pengolah IV Cilacap mempunyai kepedulian terhadap menumpuknya arsip tak teratur di kantor, kesulitan menemukan kembali arsip penting, serta arsip-arsip belum dikelola sesuai tata kearsipan yang benar. Jika kondisi ini tidak segera ditangani, dikhawatirkan akan terjadi hilangnya arsip bernilai guna tinggi yang amat berharga bagi penelitian dan pengembangan PT Pertamina UP IV Cilacap di masa mendatang.Sehubungan dengan permasalahan di atas, PT Pertamina Unit Pengolah IV Cilacap memutuskan untuk melaksanakan studi banding dalam hal tata pengelolaan kearsipan. Sesuai arahan pimpinan, maka diputuskan untuk studi banding tentang pengelolaan kearsipan di Arsip Universitas UGM. Mulyono Basuki sebagai Manager SDM didampingi Zaini Arifin, Sutopo Teguh Wiyono dan Anwar Haryanto dari Bagian Organisasi Prosedur dan Mutu serta Ida Syahrida dari Bagian Sekretariat, hari Senin 17 Desember 2007 berkunjung di Arsip Universitas UGM.Tim dari Pertamina ini bertekad untuk mengfungsikan PATP (Pedoman Administrasi Terpadu Pertamina), JRA (Jadwal Retensi Arsip) serta memanfaatkan berbagai sarana yang telah ada, seperti: rool o’pack, rak arsip dan lain-lain, disamping akan membekali para pengelola arsip dengan berbagai ilmu pengetahuan terkait. Diakui juga bahwa kebangkitan penanganan arsip di PT Pertamina UP IV Cilacap juga dikarenakan adanya tuntutan untuk dapat mengikuti ISO harus mempunyai bukti data penanganan arsip vital dengan baik.Harapan studi banding di Arsip Universitas UGM ini selain berkeinginan mendapatkan pengalaman dalam hal: membentuk team work yang tepat, cara pembekalan bagi pengelola arsip yang efektif dan efisien, juga mengetahui Struktur Organisasi Arsip Universitas UGM. Disamping itu juga bisa melihat langsung bagaimana teknik pemberkasan arsip, penataan arsip, penempatan serta perawatan arsip vital dan statis, termasuk inovasi pengelolaan arsip dalam alih media.Tim studi banding dari Pertamina ini menyatakan terkesan dengan Arsip Universitas UGM yang dengan keterbatasan sarana dan prasarana dapat mengelola arsip dengan baik, sehingga arsip-arsip yang bernilai guna tinggi dapat terselamatkan. (zud)